Zásady pro whistleblowing

1. Úvod

Ve společnosti Daikin se zavazujeme k transparentnímu podnikání. Usilujeme o plné dodržování právních předpisů všude, kde působíme. V celé skupině Daikin Europe Group¹ se zaměstnanci řídí kodexem Korporátní etiky skupiny, který podporuje správné chování a má za cíl zajistit, aby na pracovišti nedocházelo k nezákonným činnostem. Zásady naší Korporátní etiky jsou stejné v každé zemi a v každém obchodním odvětví, ve kterém působíme. Náš kodex Korporátní etiky naleznete na našich internetových stránkách www.daikin.eu.

Vyzýváme každého, aby vznesl své dotazy nebo obavy a nahlásil (podezření na) neetické nebo nezákonné chování v našich obchodních postupech. Společnost Daikin Europe Group zaručuje, že s podanými hlášeními bude nakládáno zcela důvěrně.

V těchto zásadách vysvětlujeme, jak můžete podat oznámení a jak provádíme vyšetřování na základě podaného oznámení. Vysvětlujeme také, jaká ochrana je poskytována každému, kdo podá oznámení.

2. Kdo může podat oznámení?

Kdokoli může nahlásit podezření nebo zjištěné pochybení ve společnosti Daikin Europe Group: zaměstnanci i externí zainteresované strany, jako jsou dodavatelé, konzultanti, poskytovatelé služeb, zástupci, zákazníci atd.

3. Kde mohu podat oznámení?

Nahlášení lze provést více způsoby. Můžete si vybrat kanál, který vám nejvíce vyhovuje.

• Můžete se obrátit na kontaktní osobu ve společnosti Daikin.
• Oznámení můžete podat prostřednictvím horké linky pro oznamovatele, která je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Horká linka přijímá oznámení prostřednictvím online formuláře nebo telefonicky, vždy ve vámi preferovaném jazyce. Na linku se můžete obrátit prostřednictvím následujícího odkazu: http://daikineurope.ethicspoint.com.

Chcete-li podat oznámení, otevřete odkaz a přejděte do části „To Make a Report“ (podání hlášení).

• Vyberte svou zemi a uveďte preferovaný způsob pro oznámení: online formulář nebo telefonicky. Pokud budete pokračovat s volbou telefonu, zobrazí se vám telefonní číslo příslušné pro danou zemi.
• Ve všech případech obdržíte uživatelské jméno a heslo. Dotazy a komunikace s vámi budou sdíleny prostřednictvím platformy. Kdykoli se můžete k platformě vrátit a zanechat dokumenty nebo položit další dotazy.
• V některých zemích máme zvláštní kanál pro podávání oznámení, který je k dispozici na internetových stránkách místního subjektu².

4. Mohu podat anonymní oznámení?

Tato možnost je k dispozici, i když v některých zemích nemusí být z právního hlediska možná³. Incidenty můžete oznámit anonymně, i když v některých zemích to nemusí být povoleno. Žádáme vás o poskytnutí dostatečně podrobných a věcných informací, abychom mohli oznámení účinně prošetřit.

5. Jaký druh incidentu můžu nahlásit?

Můžete nahlásit jakýkoli druh problému, na který nás chcete upozornit, ale tyto zásady jsou zaměřeny na přijímání oznámení týkajících se porušení nebo podezření z porušení Korporátní etiky společnosti Daikin Europe Group nebo zákonů. Takovým porušením může být například porušení lidských práv, porušení práva hospodářské soutěže, trestný čin nebo způsobení škody na životním prostředí.

6. Budu chráněn(a), pokud nahlásím nějaký incident?

Společnost Daikin se zavazuje chránit vás před jakýmkoli znevýhodněním, i když se po vyšetřování ukáže, že k žádnému porušení nedošlo. Netolerujeme odvetná opatření v jakékoliv formě (propuštění, odmítnutí povýšení, pozastavení činnosti, ...) vůči osobám, které v dobré víře oznámí, že došlo k porušení, a to na základě oprávněných důvodů.

Pokud však vědomě nahlásíte nebo veřejně sdělíte nepravdivé informace, může vám hrozit sankce. Můžete také čelit nárokům na náhradu škody, která vznikla v důsledku nepravdivého oznámení nebo veřejného zveřejnění nepravdivých informací.

7. Jak zajišťujeme důvěrnost.

Společnost Daikin zachází se všemi oznámeními, jejich obsahem, totožností oznamovatele a dalších zúčastněných osob jako s důvěrnými informacemi. Vaše oznámení použijeme k provedení šetření a k realizaci případných opatření v souvislosti s jeho výsledkem.

Informace o skutečnostech nebo obavách můžeme zveřejnit v rámci soudního řízení nebo jiného postupu, který iniciuje nějaký veřejný orgán. Informace můžeme sdělit také v případě, že se rozhodneme, že porušení je třeba oznámit úřadům a/nebo že podáme podnět k zahájení řízení. Obsah zprávy můžeme rovněž sdělit vedení a/nebo našim externím poradcům.

8. Co se stane po podání oznámení?

Všechna oznámení bereme vážně a nakládáme s nimi s náležitou péčí.

Za prošetření přijatých oznámení je odpovědný Výbor pro audit společnosti Daikin Europe Group nebo – pokud to vyžaduje zákon – místní zástupce. Výbor pro audit / místní zástupce podnikne po obdržení oznámení následující kroky:

• Do 7 dnů zašle Výbor pro audit osobě podávající oznámení potvrzení o přijetí.
• Poté Výbor pro audit rozhodne, zda je oznámení přípustné, či nikoli. V případě, že oznámení není přípustné – protože nespadá do oblasti působnosti těchto zásad –, Výbor pro audit informuje oznamovatele.
• Pokud je oznámení přípustné, provede Výbor pro audit šetření.
  • Výbor pro audit může požádat o pomoc jiné subjekty, například dceřiné společnosti nebo obchodní oddělení.
  • Výbor pro audit může vyslechnout zaměstnance a/nebo třetí strany, které by mohly o oznámeném incidentu vědět.
  • Výbor pro audit přezkoumá dokumenty, které se vztahují k oznámenému incidentu.

• Po ukončení šetření rozhodne Výbor pro audit o daném případu.
  • Pokud se případ potvrdí, Výbor pro audit přijme příslušná opatření k řešení zjištěných problémů.
  • Pokud se identifikovaný incident nepotvrdí, případ bude odložen.

• Výbor pro audit informuje oznamovatele o výsledku do 3 měsíců.

Výbor pro audit plně respektuje právo na obhajobu všech osob zapojených do vyšetřování. Tyto osoby obdrží informace o skutečnostech nebo obavách a budou vyslechnuty.

Porušení Korporátní etiky může vést k disciplinárnímu opatření nebo k ukončení pracovního poměru. Pokud se porušení dopustí třetí osoba, můžeme s ní nebo s jejím zaměstnavatelem ukončit smluvní vztah.

9. Jak dodržujeme zákony o ochraně osobních údajů.

Zpracování oznámení zahrnuje zpracování osobních údajů. V závislosti na incidentu může společnost Daikin Europe Group shromažďovat údaje, jako jsou jména, kontaktní informace, pracovní pozice, záznamy o přístupu k systému a podrobnosti související s incidentem.

Vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání vyšetřování. Můžeme je uchovávat i po určitou dobu poté, a to na základě vyhodnocení rizik a zákonných požadavků, nikdy však déle, než povolují platné zákony. Pro určité typy údajů (např. záznamy o přístupu – logy) mohou platit kratší doby uchovávání. Údaje můžeme uchovávat po delší dobu na základě oprávněného zájmu, například pro případné budoucí soudní spory nebo šetření regulačních orgánů, ale budeme tak činit v souladu se zásadami minimalizování počtu údajů a vašimi právy.

Vezměte prosím na vědomí, že máte právo:

• k přístupu k vašim osobním údajům a obdržet jejich kopii;
• k opravě nepřesných nebo neúplných osobních údajů;
• k vymazání vašich osobních údajů za určitých okolností;
• k omezení zpracovávání vašich osobních údajů;
• ke vznesení námitky proti zpracování vašich osobních údajů na základě oprávněných zájmů;
• k získání vašich osobních údajů v přenositelném formátu;
• k podání stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů v zemi, kde byl incident nahlášen.

Pro podrobnější objasnění a uplatnění vašich práv se obraťte na koordinátory ochrany údajů na adrese dpc@daikineurope.com.

Další informace o našich postupech v oblasti ochrany údajů naleznete v našich Zásadách ochrany údajů⁴.

10. Postup a ochrana oznamovatelů v Evropské unii

V Evropské unii zákony členských států EU a tzv. směrnice EU⁵ poskytují ochranu osobám, které oznámí (údajné) porušení zákona („whistleblowing“).

Podmínky, za kterých lze využít tuto ochranu, jsou následující. Seznamte se prosím s konkrétními požadavky platných právních předpisů:

• V době oznámení jste museli mít důvodné podezření, že informace jsou pravdivé a že tyto informace spadají do působnosti zákona;
• Oznámili jste interně nebo externě nebo jste zveřejnili informace v souladu se zákonem.

Interní hlášení znamená, že jste využili některý z kanálů pro oznamování v rámci společnosti Daikin Europe Group. Doporučujeme vám, abyste je využili jako první možnost.

Externí podávání oznámení znamená, že podáváte oznámení příslušným orgánům v členském státě EU. Tyto příslušné orgány jsou uvedeny v příloze 1. Externí kanál pro hlášení můžete využít poté, co jste hlášení podali prostřednictvím interního kanálu v rámci společnosti Daikin Europe Group a tento interní kanál nefungoval správně.

Učinit veřejné oznámení znamená, že podáte zprávu přímo veřejnosti například prostřednictvím online platformy nebo sociálních sítí nebo médií. Při veřejném oznámení byste měli požívat ochrany, pokud:

• jste nejprve podali interní a externí hlášení, ale porušení zůstalo neřešeno nebo nebyla přijata žádná vhodná opatření; nebo
• máte oprávněné důvody se domnívat, že existuje bezprostřední nebo zjevné nebezpečí pro veřejný zájem, nebo v případě externího oznámení existuje riziko odvety.

Ne všechny případy, které spadají do oblasti Korporátní etiky, jsou whistleblowingem. Označujeme je jako „etické záležitosti“. Ochrana poskytovaná zákonem osobě, která upozorní na etickou záležitost, není stejná jako v případě whistleblowingu. Nicméně společnost Daikin Europe Group bude k nahlášeným etickým záležitostem přistupovat stejně: pokyny a postupy uvedené v těchto zásadách se vztahují na všechna oznámení, která jsme obdrželi, bez ohledu na to, zda se jedná o whistleblowing nebo etickou záležitost.

11. Dotazy

V případě jakýchkoli dotazů se můžete obrátit na ředitele a vedoucího právního oddělení společnosti Daikin Europe N.V., pan C. Vyncke.

Email: vyncke.c@daikineurope.com

PŘÍLOHA 1: Relevantní příslušné orgány, které mají přijímat externí oznámení

Rakousko	Úřad pro externí podávání oznámení o porušení právních předpisů EU ve Vídni
Belgie	Federální ombudsman Vlaamse Ombudsman Veřejný ochránce práv regionu Brusel-hlavní město Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Bulharsko	Komise pro boj proti korupci a zabavování nezákonného majetku
Chorvatsko	Ombudsmanka Chorvatské republiky
Kypr	Pro zjištění správného kanálu, kterým lze podat oznámení, se mohou oznamovatelé obrátit na místního právního poradce a/nebo úřad ombudsmana.
Česká republika	Ministerstvo spravedlnosti, odbor střetu zájmů a boje proti korupci
Dánsko	Dánský úřad pro ochranu údajů
Estonsko	Ministerstvo spravedlnosti, odbor trestní politiky Estonska
Finsko	Ministerstvo spravedlnosti
Francie	Defenseur des Droits
Německo	Orgán pro externí podávání oznámení podle návrhu zákona o ochraně oznamovatelů při Spolkovém úřadu pro spravedlnost Německa (Německo).
Řecko	Národní úřad pro transparentnost
Maďarsko	Komisař pro základní práva
Irsko	Garda Ombudsman, GSOC Protected Disclosure Unit (PDU)
Itálie	Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
Lotyšsko	Státní kancléřství, kontaktní místo pro oznamovatele
Litva	Generální prokuratura
Lucembursko	Lucemburský úřad pro finanční služby - CSSF Lucemburská komise pro pojišťovnictví - CAA Lucemburský úřad pro hospodářskou soutěž Lucemburský úřad pro registrační poplatky, nemovitosti a DPH - AED Lucemburský inspektorát práce a dolů - ITM Lucemburská komise pro ochranu osobních údajů - CNPD Lucemburské centrum pro rovné příležitosti - CET Zprostředkovatel v rámci svého poslání provádí vnější kontroly míst, kde jsou lidé zbaveni svobody. Ombudsman pro děti a mládež Lucemburský regulační institut - ILR Lucemburský nezávislý regulátor audiovizuálních mediálních služeb - ALIA Lucemburská a Diekirchská advokátní komora Lucemburská notářská komora Lucemburská lékařská komora Správa přírody a lesů - ANF Správa vodního hospodářství - AGE Řízení letového provozu - ANA Národní úřad ombudsmana pro spotřebitele Řád architektů a konzultačních inženýrů - OAI Lucemburská asociace certifikovaných účetních - OEC Lucemburský institut auditorů - IRE Lucemburská správa přímých daní - ACD
Malta	Malta přejímá externí oznámení jednomu z příslušných orgánů uvedených v zákoně. Patří mezi ně: Komisař pro příjmy (CfR), Oddělení analýzy finančního zpravodajství (FIAU), Malta Úřad pro finanční služby (MFSA), Komisař pro dobrovolné organizace (CVO), Stálá komise proti korupci a veřejný ochránce práv.
Nizozemsko	Huis voor Klokkenluiders (Nizozemsko)
Polsko	Veřejný ochránce práv (ačkoli konečný zákon ještě nebyl přijat - leden 2024).
Portugalsko	Generální prokurátor
Rumunsko	Ministerstvo spravedlnosti
Slovensko	Úřad předsedy vlády / Odbor prevence korupce Úřad pro ochranu oznamovatelů
Slovinsko	Komisija za preprečevanje korupcije
Španělsko	Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Úřad pro prevenci a boj proti korupci na Baleárských ostrovech Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
Švédsko	Švédský úřad pro pracovní prostředí

1 Společnosti Daikin Europe Group se skládá ze společností Daikin Europe N.V. a Daikin Europe Coordination Center N.V., jejich poboček a dceřiných společností, jakož i příslušných poboček a dceřiných společností těchto poboček a dceřiných společností.

2 Viz internetové stránky subjektů se sídlem v Itálii.

3 Pokud se nacházíte v České republice nebo Maďarsku, měli byste se před anonymním oznámením poradit, protože anonymní oznámení nemusí být chráněno vnitrostátními právními předpisy.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie